Krajowy System e-Faktur (KSeF) i jest ogólnopolską platformą informatyczną pozwalającą na wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych. W początkowym okresie faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
KSeF dotyczy następujących podmiotów:
- Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT (czyli w zasadzie wszyscy przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą),
- Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT,
- Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.
I teraz co najważniejsze – jak wygląda czas wprowadzania KSeF:
- od października do grudnia 2021 r. prowadzony był pilotażowy program z udziałem niektórych podatników,
- od dnia 1 stycznia 2022 r. do dnia 31 grudnia 2023 r. Ministerstwo Finansów wprowadziło KSeF jako rozwiązanie dobrowolne – czyli w tym okresie każdy przedsiębiorca może (ale nie ma obowiązku) wybrać możliwość wystawienia faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF,
- od dnia 1 stycznia 2024 r. Rada Unii Europejskiej zgodziła się aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe. Czyli Ministerstwo Finansów zakłada, że od ww. dnia wszyscy przedsiębiorcy będą musieli obowiązkowo korzystać z platformy KSeF. Dokumenty wystawione niezgodnie z tym obowiązkiem nie będą uznawane za faktury.
Poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych KSeF posiada również funkcje ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system oraz weryfikowania zgodności z określonym i udostępnionym przez Ministra Finansów wzorem takiej faktury. Dodatkowo system służyć ma do analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłki komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Aby nakłonić do korzystania z platformy KSeF przygotowano bonusy zachęcające do przystąpienia do niego, takie jak:
- zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji – tę odpowiedzialność przejmie KSeF;
- skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni;
- bezpieczeństwo interpretacyjne – jednolity format faktury elektronicznej taki sam dla wszystkich, a nabywca nie będzie mógł twierdzić, że faktury nie otrzymał, ponieważ będzie ona przesyłana natychmiast w czasie rzeczywistym, co usprawni m.in. wymianę korekt;
- większa automatyzacja procesów fakturowania i księgowania oznaczająca skrócenie czasu na formalności przy rozliczeniach oraz zmniejszenie podatności na błędy przy wystawianiu faktur.