Po zakończeniu stosunku pracy, głównym obowiązkiem pracodawcy jest wydanie pracownikowi świadectwa pracy, które potwierdza uprawnienia pracownicze nabyte w czasie trwania umowy (więc ważne, żeby pracownik nim dysponował). Art. 97 § 1 Kodeksu pracy stanowi: W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego (…) albo doręcza je w inny sposób. Wynika z tego, że:
- podstawową formą doręczenia świadectwa pracy (jako dokumentu papierowego podpisanego przez pracodawcę lub osobę upoważnioną) jest jego osobiste wydanie pracownikowi w dniu zakończenia stosunku pracy, co pracownik winien potwierdzić na egzemplarzu świadectwa, które zostaje w aktach osobowych,
- gdy nie można wydać osobiście – należy w ciągu 7 dni od zakończenia pracy wysłać oryginał dokumentu świadectwa pracy pocztą listem poleconym za potwierdzeniem odbioru (zwrotkę należy wpiąć do akt osobowych),
- przepisy dopuszczają doręczenie świadectwa pracy w ciągu 7 dni od zakończenia pracy „w inny sposób”, nie precyzując w jaki. I to właśnie w związku z tym sformułowaniem dopuszcza się ostatnio możliwość doręczenia świadectwa pracy w formie elektronicznej, przesyłając go na adres e-mail wskazany przez pracownika.
Niemniej, aby ostatni ze sposobów doręczenia świadectwa pracy był zgodny z przepisami i nie został zakwestionowany w trakcie kontroli, to spełnione winny zostać następujące warunki:
- przy zawieraniu umowy o pracę, ewentualnie w trakcie jej trwania pracownik musi podać swój aktualny adres e-mail,
- świadectwo pracy winno zostać podpisane elektronicznie przez pracodawcę lub osobę upoważnioną,
- świadectwo pracy należy wysłać pracownikowi bezwzględnie w ciągu 7 dni od dnia zakończenia stosunku pracy na podany przez niego adres e-mail,
- wydruk świadectwa pracy wraz z wydrukiem e-maila przesyłającego je należy wpiąć do akt osobowych pracownika.